引継ぎもこれでOK！担当者変更時のポイントまとめ
企業活動の中で担当者の引き継ぎはよくあることではありますが、「引き継ぎ作業」って大変ですよね。サービスや仕組みを理解したり、売上を落とさないように販促も計画を考え実行したりと、限られた時間の中で知識や理解を広げ、運営を維持・継続しなければなりません。
そこで今回は、スーパーデリバリーにおける担当者引き継ぎが円滑にできるよう、引き継ぎの際の「注意点」や「スムーズに引き継ぐためのコツ」をご案内します。引き継ぎ後の漏れがないように、この記事でチェックしてみましょう。
目次
引き継ぎ前にやっておきたい準備
まずは、引き継ぎが決まったらやっておきたい準備です。
| 項目 | 内容 | ページURL |
|---|---|---|
| ログイン情報の共有 | ログインするページのURL、ID・パスワードを共有しましょう |
— |
| 企業情報の変更 | 運営責任者名やメールアドレスなど連絡先の変更をしましょう | https://www.superdelivery.com/l/management/dealer/company/form.do |
ログインID・パスワードの共有
IDとパスワードが分からずにログインできないと、会員からの問い合わせ対応や注文の処理をすることができません。
担当者変更の際は、
・ログインページのURL
・ID
・パスワード
を事前に共有しておきましょう。
ログインページのURLは、企業（サプライヤー）側専用の「管理画面ログイン」より、ログインをしてください。
ログインIDは、準備開始時に貴社にて設定いただいたものになります。
IDの確認方法はパスワード変更からご確認いただけます。
※パスワードは管理画面上で確認いただけません。
ログインに必要なIDやパスワードをブラウザに保存させている（ログインページを開くと自動で入力される）出展企業のご担当者さまも多いと思いますので、パスワードは事前に控え、社内へ共有をお願いします。
パスワードを忘れてしまった場合は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。本人確認のため、弊社よりお電話にてご連絡させていただきます。
運営責任者名（担当者名）とメールアドレスの変更
企業情報の変更より運営責任者（担当者）とメールアドレスの変更を行いましょう。
注文があった場合のお知らせメールや、スーパーデリバリーからの重要なご連絡などすべてのご連絡を、ご登録いただいているメールアドレス宛にお送りさせていただきます。
メールアドレスは最大5つまで登録することができます。担当者が複数名いる場合や、関連部署のアドレスなど必要なメールアドレスは登録をしましょう。
また電話番号へ担当者の携帯番号を設定されているケースがありますので、念のため確認いただき、必要であれば変更しましょう。
運営方法の引き継ぎ
運営にあたり商品の登録や取引申請の処理、注文の処理などスーパーデリバリーで対応が必要な作業があります。
基本的な操作方法から自社で行っているスーパーデリバリーの運用方法まで引き継ぎ漏れのないようにしましょう。
商品登録について
商品登録の画面や操作方法についての引き継ぎはもちろんのこと、商品登録時に「どのような点に気をつけていたか？」や「登録時に心がけていたポイント」など企業独自のノウハウなども引き継ぎするようにしましょう。
＜例＞
・新作商品には商品名に【○○年新作】とキーワードをつける
・サムネイル画像のレイアウト（モデル画像を使用しカラバリがわかるようする、など）
・サンプルが上がってきたら「予約販売」で出品する など
操作方法については、お問い合わせ・ヘルプへ詳細を記載していますので、引き継ぎの際の資料として利用してみてください。
・個別登録：1商品ずつフォーマットに沿って画面上で登録する方法
・CSV登録：CSVファイルを使用して一括で商品を登録する方法
その他、便利な登録方法については以下の記事を参考にしてみてください。
取引申請について
取引申請の処理方法や「どのような取引先と取引をしていたか」、「取引する・しないの判断をどのようにしているか」など自社の判断基準についても引き継ぎをしておきましょう。
会員（バイヤー）は取引申請のタイミングが最も購入意欲が高くなるため、迅速に処理することがとても重要です。
引き継ぎ漏れによる処理の遅れがないように注意しましょう。
＜例＞
・申請の処理は翌営業日までに処理
・小売業は全て取引を許可
・ネットショップは自社サイトの販売のみ取引可能 など
操作方法については、「取引申請の処理方法」のヘルプページをご参考にしてください。
取引申請の詳細については以下の記事で紹介しているので、こちらも参考にしてみてください。
取引申請の判断基準について見直しを
引き継ぎの機会に、自社の「取引自動設定」について見直ししていただくことをおすすめします。
出展当初とは状況が変わっている可能性も高く、厳しい判断基準により取引先を逃している可能性もあります。
いま一度、自社の状況を踏まえ取引申請の判断基準について見直してみましょう。
注文から出荷までの流れ
管理画面での処理方法や、出荷時の倉庫との連携・出荷指示、自社システムとの連携など、引き継ぎを行いましょう。
＜例＞
・欠品時の対応について
・倉庫への出荷指示について
・在庫連携について など
受注後の流れについては、「受注後の流れを知りたい」のヘルプページをご参考にしてください。
プロモーション活用の共有
これまでに実施したキャンペーンや販促方法を前任者に確認しておきましょう。
| 項目 | 内容 | ページ |
|---|---|---|
| 優待・割引キャンペーン | 期間、対象者、商品、割引率を決めて、商品の割引を行うキャンペーンの設定機能です。 | https://www.superdelivery.com/i/campaign/discount |
| 送料無料キャンペーン | 送料を貴社が負担するキャンペーンです。 対象となる取引や配送先、期間を選択いただけます。 |
https://www.superdelivery.com/l/management/dealer/freeshipping/top.do |
| 特集への参加 | 季節やイベント、トレンドに合わせて期間限定で開催する通常特集、SALEなどの参加型特集、テーマ別に無期限で開始するピックアップ特集があります。 | https://dealerblog.superdelivery.com/feature/feature-announce |
キャンペーンについて
通年行っているキャンペーンや効果のあったキャンペーン、継続しているキャンペーンなどを確認しておき、施策についても引き継ぎを行いましょう。
以下は多くの出展企業さまが活用されているキャンペーン方法です。
１．優待・割引キャンペーン
優待・割引キャンペーンとは、商品の割引を行うキャンペーンの設定機能です。
対象会員や開催期間、割引率、商品を選んで設定することができますので、自社の状況に合わせて設定してください。※割引率は「卸単価からの割引率」設定となります。
操作方法については、「優待・割引キャンペーン 作成の流れ」のヘルプより確認いただけます。
２．送料無料キャンペーン
送料無料キャンペーンとは、送料を貴社が負担するキャンペーンです。
対象となる取引や配送先、期間を選択いただけます。
※受注情報の送料は自動的に無料に切り替わりません。受注処理する際に、送料を0円に変更してください。
※SD exportを利用する海外会員は、送料無料キャンペーン適用外です。
初回送料無料キャンぺーンの実施により、平均して初回購入客が約120%に増加した結果が出ています。「送料無料キャンペーンのメリット」よりご覧ください。
特集について
会員事業者の仕入れのニーズに合わせた特集を定期開催しています。スーパーデリバリーのTOPページをはじめ、視認性が高い位置に掲載されるコンテンツです。そのため、参加することにより貴社商品の露出効果を高めることができます。特集の概要とマッチする商品がある際にはぜひ参加してみてください。
特集の内容は毎月変わりますが、SALE特集や新商品の紹介特集など、毎年行っているものもあります。
過去参加していた特集や効果の高かった特集など事前に共有し、特集に向けて在庫を用意したり商品の準備ができるようにしておきましょう。
開催予定の特集は「特集告知」をご覧ください。季節やイベント、トレンドに合わせて期間限定で開催する通常特集については、翌月の開催予定の内容を前月20日頃にメールといろはブログでご連絡しております。
お取引先のフォローの方法も欠かさずに
スーパーデリバリーでは、メルマガの配信やお知らせ掲載で会員（バイヤー）へ情報を発信することができます。継続的に行っている会員へのフォローやアプローチが無いか確認しておきましょう。
担当変更により今まで行っていた会員へのフォローがなくなると、それだけで売上に影響が出ることもあります。
特にリピーターへの対応（連絡、取引条件など）については、引き継ぎ漏れのないようにしましょう。
よく行われている会員のフォロー
| 項目 | 内容 | ページ |
|---|---|---|
| お知らせ掲載 | 新商品の案内やキャンペーンの告知を2件まで掲載することができます。 貴社の新着情報欄に掲載されますので、タイムリーな情報発信にご活用ください。 ログイン後の貴社商品リストページに表示されます。 |
https://www.superdelivery.com/l/management/dealer/news/form.do |
| メルマガ配信 | 取引中の会員に、HTML形式のメールを配信できます。※SD export会員へは配信されません。 | https://www.superdelivery.com/i/dealerMail |
| メッセージ | 会員に個別にメッセージを送信できます。直接のやり取りで添付ファイルを付けることもできフォロー対応できます。 | https://www.superdelivery.com/i/msgbox |
| カタログ・チラシ送付 | 商品に同梱するか、希望者には別途郵送して対応します。 | ※カタログを商品として登録し、希望者だけ送付する方法を取りたい場合は、「本 > 出展企業製品カタログ（ジャンルコード：6484）」でご登録ください。 |
| 未掲載商品の発注 |
スーパーデリバリーに商品を掲載せずに、特定の会員から注文を取る機能です。展示会や、カタログからの受注にご活用ください。 ※輸出に必要な書類が作成できないため、SD exportの会員様には利用できません。 |
https://www.superdelivery.com/l/management/order/kobetu/form.do |
以下に、販促一覧をまとめているので参考にしてみてください。
スーパーデリバリーでできる販促一覧
担当者の変更時は不安なことや、不明点が多く出てくると思います。サポートデスクや担当スタッフにて対応させていただきますので、お気軽にご連絡ください。運営についてご不明な点や、売上対策のご相談などもお待ちしております。
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- 霜越 恭子
- 仕入れサイト「スーパーデリバリー」の出展企業向けの販促や機能・サービスの利用案内、会員事業者向けの販促、エシカル＆サスティナブルをテーマとする取材やお役立ち情報の発信を担当しています。内容のわかりやすさ、そして会員側への販促を担当する立場として会員側のニーズを出展企業にしっかりと伝えられるよう、情報収集と発信に情熱を注いでます！
